人に教えることは難しい 困難な引き継ぎ作業を上手く運ぶためには
他人に自分の仕事を教える。
これって、地味に難しいことですよね。
スポンサーリンク
当ブログで何度か触れてきましたB夫さん。
彼の引き継ぎを見ていて、改めてその難しさを実感します。
B夫さんは「数字に出ないし面倒くさいが運営に欠かせない大事な業務」の多くを担っていたので、その引き継ぎがえらいことになっております。
誰かひとりに短期間ですべてを引き継げる量ではないので、数人に分散される見込み。
なのですが、分散後の業務量を見てもまだシンドイくらいです。
通常業務の合間で全部こなさなければいけない感じのものばかりですからね。
これらをすべてひとりに任せきっていたというのも組織的には問題だと感じています。
B夫さんが長期入院したらどうするつもりだったのでしょう。
もう10年以上、ずっとこんな感じだったらしいという事実がまた恐ろしい。
まあ、私はただの非正規ですからあまり義理もありませんし、組織形態がどうこうと指摘するつもりはないですが、重要機密に関わる業務まで非正規の下っ端に回しちゃうなんてこの会社大丈夫なのかなぁと思わざるを得ない心境です。
そう。何を隠そう、私も分散引き継ぎさせられる人間のひとりなのです。
助けてー。
それに伴い、私も己の業務の一部を他人に引き継ぐという実に非効率的なことをやっているわけなのですが、これが難しい。
予定外のことなので、まず引き継ぎ資料を特急で作らねばならないのがシンドイ。
そして、口下手コミュ障なので人に教えるという行為がとてもシンドイ。
さらに、自分が別業務も並行して引き継ぎを受けなければならないのがシンドイ。
口下手コミュ障なので人から教わるという行為もとてもシンドイ。
誰とも喋りたくない……仏よ……何故私なのだ……。
そんな心境ではありますが、実は、悪いことばかりでもありません。
B夫さんの引き継ぎを受けていると、教え方が上手くて勉強になるんです。
特に素晴らしいのが、相手に合った教え方をしている点。
分散引き継ぎ対象は私の他にも数名いるのですが、教え方を各々に合わせて上手いこと変化させているんですよね。
お喋り好きで習うより慣れろタイプの方には、雑談を多目に混ぜながら口頭説明のみで「じゃ、やってみてね」とサックリ振っていく。
慎重でキチキチとしたタイプの方には、手順の一から十までを実地で一緒にやってみて「じゃ、今度は一人で最後までやってみてね」と振る。
メモらないと覚えられないタイプの私には、メモが終わるまでしっかり待ち、自分の説明と私のメモ取りがちゃんと終わってから「じゃ、やってみてね」と振る。
などなど。
素晴らしい。
自分が引き継ぎ継がれを同時に行っているからこそ実感できる、この上手さ。
ただ、自分にできるかと問われれば、ハッキリ無理だと言わざるを得ません。
自分は勿論、他の引き継がれメンバーが行っている他者への引き継ぎを見ても、B夫さんほどスムーズにいっている人は誰もいません。
その人に適した説明をする。
言葉にするとたったそれだけですが、それがとても難しい。
人は、自分ができている事柄の半分も伝えられないものです。
教わるのも難しいですが、教えるのはそれ以上に難しいんですよね。
指導の立場に就いたことのある方・一度でも引き継ぎをしたことがある方であれば、これが如何に大変なことかは理解していただけるかと存じます。
B夫さんの引き継ぎ様子を見ていると他にも気付くことがあります。
怒らないことと、圧迫感を与えない話し方です。
些細なことと思うなかれ。これ、とても重要。
人間は忘れる生き物です。
慣れてしまうと出来ない人の気持ちなど忘れてしまうもので、どうしても上から目線になってしまいがちです。
私も(なんで事務がコピペすら出来ないんだよーギー！)とイライラしてしまうこともあるのですが、怒ったところで相手ができるようになるわけじゃないんですよね。
そのエネルギーを引き継ぎ作業に注ぎましょう。
また、威圧感を与える行為は教える側にも教わる側にもマイナスにしかなり得ません。
まず、負の感情を受けるとどんな人間でも物覚えが悪くなることがひとつ。
相手の飲み込みが遅くなるので、単純に引き継ぎ効率が悪くなってお互いに損です。
そして、「教えてやってるんだから」的な態度でいることの弊害がひとつ。
どんな事情であれ、傍から見ていてプリプリしている人には辟易してしまうものです。
その人の価値まで下がってしまいますし、周囲の雰囲気も悪くなります。
人は、意外と見ているし、聞いているものです。
B夫さんほどの地味にスゴイ人材には、なかなかお目にかかれないと感じています。
なので、引き継ぎ以外の面でも、彼の勇姿はしっかり胸に刻んでおきます。
活かせるか否かは分かりませんが！(弱気)
そんなわけで、しばらくは通常業務の合間に引き継ぎ継がれで多忙になりそうです。
引き継ぎ資料ゼロなのは辛いですが、良い機会だと思って頑張ります！
